Microsoft-Beratung · Regensburg · KMU

Microsoft-Beratung in Regensburg — pragmatisch, sauber eingeführt.

Name: Software Fehlner
Address: Kallmünzer Str. 13, Holzheim, Bayern, 93183, DE
Telephone: +49 1763 0798345
Price range: €€

Microsoft ist in den meisten KMU längst da — die Frage ist selten "welche Lizenz kaufen wir", sondern "wie kriegen wir das saubere Setup, das nicht drei Monate später wieder ausser Kontrolle ist". Als Microsoft-Berater in Regensburg sehe ich fast wöchentlich die typischen Baustellen: Teams-Wildwuchs mit 40 Kanälen die niemand mehr pflegt, SharePoint-Ablagen die aussehen wie ein Netzlaufwerk aus 2010, doppelte Benutzer im Azure AD, unklare Berechtigungen. Wir setzen das gerade — mit klarem Konzept und mit Übergabe an Ihre eigenen Leute.

Microsoft-Beratung im KMU-Bereich ist kein reines Lizenz-Thema. Sie ist zu 70 Prozent Prozess-Beratung: Wer arbeitet wie zusammen, welche Daten sollen wo liegen, wie sichern wir das ab, wer bekommt welchen Zugriff. Wir arbeiten in Regensburg und in der Oberpfalz mit Betrieben von 5 bis 150 Mitarbeitenden — vom Handwerksbetrieb über die Steuerberatungs-Kanzlei bis zum Maschinenbau-Zulieferer. Was uns von reinen "Reseller-Beratern" unterscheidet: wir bauen die eigentliche Struktur in Ihrem Tenant auf, dokumentieren sie sauber und übergeben sie an eine feste Ansprechperson bei Ihnen — statt Dauer-Support-Vertrag.

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Für wen ist diese Seite?

KMU in Regensburg und Umland mit 5-150 Mitarbeitenden, die Microsoft 365 (oder Vorgänger Office 365) einführen, sanieren oder ausbauen wollen. Auch für Betriebe, die aus einer alten SBS-Server-Struktur oder aus lokalen Exchange-Servern migrieren.

Besonders sinnvoll für (a) Betriebe im Wachstum, die aus dem "wir machen das mit E-Mail und Dropbox"-Modus rauswachsen, (b) Nachfolgen und Übergaben, die eine dokumentierte IT-Struktur brauchen, (c) Compliance-getriebene Bereiche (Steuerberater, Kanzleien, Arztpraxen, Bau/Immobilien) mit klarem DSGVO-Bedarf.

Was ich in Erstgesprächen beobachte

Muster, die sich wiederholen.

Der häufigste Auslöser für den Anruf bei uns ist nicht "wir wollen etwas Neues", sondern "wir wollen Ordnung im vorhandenen Tenant". Fast jeder Microsoft-Tenant im KMU-Bereich, den ich anschaue, hat massiven Aufräumbedarf.

SharePoint wird in 8 von 10 Fällen wie ein Netzlaufwerk missbraucht — Ordnerstruktur 6 Ebenen tief, keine Metadaten, keine Berechtigungslogik. Das ist der Standard-Startpunkt und der Grund, warum es sich nicht wie SharePoint anfühlt.

Teams-Wildwuchs entsteht immer nach dem gleichen Muster: alle dürfen alles anlegen, jeder legt eigene Teams für kleine Projekte an, nach zwei Jahren gibt es 60 Teams für 30 Leute. Aufräumen braucht dann eine Woche.

Typische Ausgangslage

Kommt Ihnen davon etwas bekannt vor?

Diese Beobachtungen kommen aus tatsächlichen Erstgesprächen. Wenn Sie sich hier wiedererkennen, sind Sie nicht allein — und vor allem nicht zu spät.

Der Microsoft-Tenant ist gewachsen ohne Struktur — Teams, SharePoint, Berechtigungen wildern.
SharePoint wird wie ein Netzlaufwerk genutzt, statt wie SharePoint.
Azure AD hat doppelte Benutzer, Gäste ohne klaren Zweck, ehemalige Mitarbeitende noch aktiv.
MFA/2FA ist nicht flächendeckend aktiv — Compliance- und Sicherheitsrisiko.
Backup-Strategie fehlt oder ist unklar — "Microsoft macht das doch selber?" (Nein.)
Der Reseller/IT-Dienstleister ist entweder überfordert oder gibt keinen strukturierten Plan.

Wie wir das angehen

Was Software Fehlner konkret liefert.

Kein Konzept-Wolkenschloss, sondern eine Liste konkreter Bausteine, die planbar zu einem Ergebnis führen. Alles im Festpreis enthalten — keine Nachforderungen.

01 Bestandsaufnahme: Tenant, Lizenzen, aktive Nutzer, Teams, SharePoint-Sites, Berechtigungen.
02 Ziel-Struktur planen: welche Teams, welche SharePoint-Sites, wie Berechtigungen, wo Backup.
03 Migration/Umbau umsetzen: Daten sauber sortieren, Berechtigungen setzen, Alt-Strukturen ausmustern.
04 MFA/Conditional Access aktivieren, Sicherheitsgrundlagen sauber setzen.
05 Backup-Strategie einführen (Microsoft macht kein Backup — wir verwenden meist Veeam oder AvePoint).
06 Dokumentation und Übergabe an interne Ansprechperson — kein Vendor-Lock-in-Support.

Aus der Praxis

Was wir dabei konkret gelernt haben.

Microsoft 365 sauber einführen — was das im KMU wirklich heisst

Microsoft 365 ist kein Produkt, sondern eine Plattform mit einigen Dutzend Bausteinen (Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, Planner, Loop, Copilot, Intune, etc.). Der klassische Fehler im KMU ist, sich alles zu holen und wenig zu nutzen. Sinnvoller: Fokus auf die 4-6 Bausteine, die wirklich zu Ihren Prozessen passen.

Wir arbeiten mit einer Fokus-Matrix: Kommunikation (Teams als zentrale Chat/Meeting-Plattform), Dateien (SharePoint als abteilungsbezogene Ablage, OneDrive für persönliche Arbeitsdateien), Wissen (SharePoint-Portale oder Loop für gemeinsame Ressourcen), Aufgaben (Planner oder To Do), Sicherheit (Azure AD, MFA, Conditional Access). Alles andere wird bewusst nicht eingeführt, bis der konkrete Bedarf da ist.

SharePoint sinnvoll aufbauen: Sites, Metadaten, Berechtigungen

SharePoint ist die Achilles-Ferse fast jeder Microsoft-Einführung im KMU. Wenn Sie SharePoint wie ein Netzlaufwerk aufbauen (tiefe Ordnerstrukturen, keine Metadaten, alle sehen alles), verlieren Sie die eigentlichen Vorteile: Versionierung, Suche, Berechtigungslogik pro Bereich.

Wir bauen SharePoint stattdessen so: eine Site pro Abteilung/Team, flache Struktur (max. 2-3 Ordnerebenen), stattdessen Metadaten und Ansichten (Dokumenttyp, Kunde, Projekt). Berechtigungen erben nach oben, wo sie identisch sind, und werden nur wo nötig gebrochen. Suche funktioniert dann tatsächlich — und Ihre Mitarbeitenden finden Dokumente in Sekunden statt Minuten.

Was mit Ihrem alten Exchange- oder SBS-Server passiert

Viele KMU im Landkreis Regensburg haben noch einen Small Business Server (SBS 2011 oder 2008 R2) im Keller stehen oder einen lokalen Exchange. Diese Systeme sind seit Jahren End-of-Life und ein wachsendes Sicherheitsproblem. Der klassische Reflex "die läuft doch noch" ist teuer, wenn Ransomware zuschlägt.

Wir migrieren solche Systeme sauber in Microsoft 365: E-Mails inklusive Historie, Postfächer inklusive Kalender und Kontakte, Berechtigungen abgebildet, öffentliche Ordner in moderne Team-Kalender oder SharePoint-Listen umgezogen. Danach kann der Server ausser Betrieb — sauber, ohne Datenverlust, mit klarer Übergabe.

Beispiel aus einem Projekt

Handwerksbetrieb im Landkreis Regensburg, 32 Mitarbeitende

Der Betrieb hatte einen SBS 2011, der seit 2020 offiziell End-of-Life war, plus einen wildgewachsenen Microsoft-365-Tenant, den der vorherige IT-Dienstleister angelegt hatte. Beides parallel zu betreiben war teuer und unsicher.

Wir haben in drei Wochen sauber umgezogen: Exchange auf Exchange Online, Dateien auf SharePoint mit klarer Abteilungs-Struktur (Bau, Verwaltung, Kalkulation), Azure AD aufgeräumt (18 Karteileichen entfernt), MFA aktiviert, Backup mit AvePoint eingerichtet. Der Server konnte ausser Betrieb. Der Betrieb hat seither eine feste Ansprechperson für IT intern, wir sind im Hintergrund als Wartungspartner mit klarem Stundenkontingent verfügbar.

Fehler, die ich immer wieder sehe

Das sollte man nicht tun.

Alle Nutzer:innen als Global Admin — Sicherheitsrisiko.
Team für jede Kleinprojekt-Idee anlegen — nach 2 Jahren 60 Teams, davon 45 tot.
SharePoint als Netzlaufwerk mit tiefer Ordnerstruktur ohne Metadaten.
MFA nur für Admins aktivieren — Standardnutzer bleiben Angriffsziel.
Backup vergessen — Microsoft speichert Daten, macht aber KEIN Backup im klassischen Sinn.

Preisrahmen

Microsoft-Beratung: Erstgespräch kostenfrei (telefonisch), Bestandsaufnahme mit Bericht ab 950 €. Umsetzungsprojekte werden nach Aufwand kalkuliert, typisch 3.500-15.000 € je nach Betriebsgrösse und Umfang.

Bestandsaufnahme (ab 950 €): Analyse Tenant, Berechtigungen, Sicherheitseinstellungen, Backup-Situation. Ergebnis: strukturierter Bericht mit Priorisierung. Umsetzung: Stundensatz 145 € netto, Festpreis-Pakete für definierte Umfänge (M365-Einführung 15 Nutzer:innen: ab 3.500 €, SBS/Exchange-Migration: ab 4.900 €, SharePoint-Sanierung: ab 3.200 €).

Alle Preise sind Festpreise. Was drinsteckt und wo die Grenzen liegen, klären wir im 20-Minuten-Erstgespräch — telefonisch, ohne Verkaufsdruck.

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Häufige Fragen

Antworten auf das, was Kunden wirklich fragen.

01 Was kostet Microsoft-Beratung bei Ihnen konkret?

Erstgespräch telefonisch kostenfrei. Danach entweder Stundensatz (145 € netto) oder Festpreis-Paket (Bestandsaufnahme ab 950 €, M365-Einführung ab 3.500 €).

02 Sind Sie zertifizierter Microsoft-Partner?

Wir arbeiten mit Microsoft-Cloud-Lösungen seit vielen Jahren, ohne aggressives Reseller-Modell. Fokus liegt auf sauberer Einführung und Übergabe, nicht auf Lizenzverkauf.

03 Können Sie Lizenzen für uns kaufen und abrechnen?

Ja, über Partnerkanäle möglich. Meist ist der Direkteinkauf über Microsoft aber transparenter, wir empfehlen das ausdrücklich. Wir profitieren nicht von Ihrer Lizenz-Auswahl.

04 Wie lange dauert eine typische M365-Einführung?

Für 15-30 Nutzer:innen: 2-4 Wochen inklusive Migration, Struktur, Training. Für 50-100 Nutzer:innen: 6-10 Wochen. Wir arbeiten in klaren Phasen mit definierten Meilensteinen.

05 Was ist mit unserer bestehenden Datenstruktur auf dem Netzlaufwerk?

Wird sauber übernommen. Wir sortieren im Vorfeld gemeinsam nach Abteilungen und Zweck, migrieren dann strukturiert nach SharePoint. Alte Struktur bleibt zunächst read-only als Fallback.

06 Machen Sie auch nur Beratung, ohne Umsetzung?

Ja, reine Konzeptions-Beratung oder Second-Opinion-Beratung ist möglich. Manche Kund:innen setzen die Umsetzung dann intern oder mit ihrem bestehenden IT-Dienstleister um — wir liefern das Konzept und die Dokumentation.

07 Wie sicher ist Microsoft 365 datenschutzrechtlich?

Mit EU-Rechenzentrum-Auswahl und richtig konfigurierten Sicherheitseinstellungen (MFA, Conditional Access, Sensitivity Labels) für die meisten KMU DSGVO-konform. Bei sensiblen Bereichen (Kanzlei, Arztpraxis) ergänzen wir mit spezifischen Massnahmen.

Ihre Frage nicht dabei? Schreiben Sie uns kurz → — Antwort innerhalb 24 h.

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20 Minuten am Telefon reichen, um zu wissen, ob wir gut zusammenpassen.

Kein Videocall, kein Verkaufsdruck, kein Auto-Mailer. Sie reden direkt mit dem Entwickler. Antwort innerhalb 24 Stunden an Werktagen.

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Muster, die sich wiederholen.

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Das sollte man nicht tun.

Microsoft-Beratung: Erstgespräch kostenfrei (telefonisch), Bestandsaufnahme mit Bericht ab 950 €. Umsetzungsprojekte werden nach Aufwand kalkuliert, typisch 3.500-15.000 € je nach Betriebsgrösse und Umfang.

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