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CRM & Automatisierung in Regensburg & Oberpfalz

CRM-Prozesse, die nicht nur Daten sammeln, sondern aktiv Arbeit abnehmen.

CRM-Beratung Regensburg · Vertriebsautomatisierung Bayern · HubSpot, Pipedrive und Dynamics für KMU im Großraum Regensburg & Oberpfalz.

Cloud-basiertes CRM mit automatischen Follow-ups, Statuswechseln und Reporting. Vertrieb und Service entlastet, Leads gehen nicht mehr verloren.

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Was das konkret bedeutet

Cloud-basiertes CRM mit automatischen Erinnerungen, Statuswechseln und Reports nimmt typisch 20 bis 30 Prozent manueller Nachpflege ab. Die Kerndaten sind in der Cloud, von jedem Gerät aktuell – und die Pipeline arbeitet weiter, auch wenn der zuständige Vertriebler im Urlaub ist.

Ihr Nutzen

  • Cloud-CRM mit automatischer Synchronisation auf alle Geräte
  • Automatische Wiedervorlagen, Erinnerungen und Statuswechsel
  • Lead-Routing nach Region, Thema oder Verantwortlichem
  • Saubere Pipeline-Übersicht statt Excel-Grafik vom Geschäftsführer
  • Anbindung an E-Mail und Kalender für nahtlose Workflows
  • Reporting auf Knopfdruck für Pipeline, Conversion und Forecast

Typische Ausgangslage

  • Lead-Infos liegen in Outlook, Notizbüchern und im Kopf des Vertriebs.
  • Follow-ups gehen unter, Angebote bleiben tagelang ohne Reaktion liegen.
  • Niemand weiß ohne Nachfragen, wie der aktuelle Stand bei Kunde X ist.
  • Reporting bedeutet 2 Stunden Excel jeden Monat.
  • Vertrieb und Service arbeiten in unterschiedlichen Tools mit unterschiedlichen Wahrheiten.

So gehen wir vor

Schritt 1

Kickoff

Aktuelle Tools, Vertriebsprozess und Schmerzpunkte aufnehmen.

Schritt 2

Vor-Ort-Analyse

Wir schauen einen kompletten Lead-zu-Kunde-Zyklus in echt an.

Schritt 3

Konzept

Pipeline-Phasen, Pflichtfelder, Automatisierungsregeln, Berichts-Logik.

Schritt 4

Setup

CRM strukturieren, Felder anlegen, Workflows aktivieren, Daten migrieren.

Schritt 5

Schulung und Go-Live

Vertrieb und Innendienst arbeiten ab Tag 1 nach neuem Standard.

Schritt 6

Optimierung

Nach 30 und 90 Tagen prüfen, was greift, was nachgeschärft werden muss.

Was Sie konkret bekommen

  • Strukturiertes CRM mit klaren Pipeline-Phasen und Pflichtfeldern
  • Automatisierte Follow-up-Logik mit Erinnerungen und Eskalationen
  • Anbindung an E-Mail, Kalender und (falls gewünscht) Webformular
  • Reporting-Dashboards für Vertrieb und Geschäftsführung
  • Prozess-Doku für Onboarding neuer Vertriebler
  • Schulung und Übergabe an Schlüssel-Anwender

Stack & Tools

  • HubSpot, Pipedrive, Zoho oder Microsoft Dynamics – wir wählen passend zum Bedarf, kein Lock-in
  • Power Automate oder Make/Zapier für service- und tool-übergreifende Flows
  • E-Mail-Integration mit Outlook/M365 für nahtlose Kommunikation
  • Webformular-Anbindung für direkte Lead-Aufnahme von der Website
  • Eigene Schnittstellen über REST-API, falls Standard-Integration fehlt
  • Reporting-Dashboards für Pipeline, Conversion und Aktivität

Zeitrahmen

Erstkonzept und Pipeline-Setup: 2 bis 4 Wochen. Automatisierungen und Datenmigration: weitere 2 bis 6 Wochen, abhängig von Datenmenge und Quellen. Erste messbare Effekte typischerweise nach 6 bis 12 Wochen.

Beispiele aus echten Projekten

Schluss mit "Wo war Kunde X stehengeblieben?"

Vorher Vertriebsstand lag in Outlook, Notizen und Köpfen, Vertretung war kaum möglich.

Nachher Klare Pipeline mit Pflichtfeldern und automatischen Wiedervorlagen. Jeder im Team kann jederzeit übernehmen, ohne nachfragen zu müssen.

Reporting in Sekunden statt Stunden

Vorher Geschäftsführung wartete jeden Monat 2 Stunden auf einen Excel-Report aus dem Vertrieb.

Nachher Live-Dashboard für Pipeline-Wert, Conversion und Aktivität. Report-Erstellung entfällt komplett.

Passt für

  • Vertriebsorganisationen mit 2 bis 30 Beteiligten und mehr als 50 aktiven Leads gleichzeitig
  • Dienstleister mit längeren Sales-Zyklen und mehreren Touchpoints pro Kunde
  • Unternehmen, die heute mit Outlook, Excel oder einem nicht gepflegten CRM arbeiten
  • Teams, die Vertriebsstand auch bei Urlaubs- oder Krankheitsvertretung brauchen

Passt eher nicht für

  • Einzelkämpfer mit unter 20 Leads im Jahr – da ist Excel oft schneller
  • Organisationen, die kein Mandat zur Prozess-Disziplin durchsetzen können
  • Reine E-Commerce-Funnel ohne menschliche Vertriebs-Komponente

Häufige Stolperfallen, die wir vermeiden

  • Zu viele Pflichtfelder am Anfang – Vertrieb umgeht das System, statt es zu nutzen.
  • Automatisierungen ohne klare Regeln werden zur Spam-Maschine für Kunden.
  • CRM-Tool-Wechsel ist selten die Lösung – meist ist der Prozess das Problem, nicht das Tool.

Weitere Leistungen

Alle Leistungen ansehen

Softwareentwicklung

Cloud-basierte Anwendungen mit automatischem Speichern, die manuelle Arbeit messbar reduzieren – im Schnitt sparen unsere Kunden 20 bis 30 Prozent Aufwand bei Technik- und Prozessthemen.

Mehr erfahren

Websites mit Nischenfunktionen

Websites, die organisch ranken und interaktive Funktionen direkt einbauen. Unsere Kundenseiten landen regelmäßig auf Platz 1 für naheliegende Keywords – ohne laufende Ads.

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Microsoft 365

M365 sauber aufsetzen, absichern und mit automatischem Cloud-Speichern produktiv nutzen. Typisch 20 bis 30 Prozent weniger Reibung im Tagesgeschäft.

Mehr erfahren

Passende Referenzen

Alle Referenzen ansehen
Projektvorschau Schichtplanung in 2 Minuten

Produktion

Schichtplanung in 2 Minuten

Von Excel-Chaos zu klaren Schichtplänen mit Rollenlogik und Sofort-Überblick.

Ausgangslage: Die Einsatzplanung war manuell, fehleranfällig und zeitintensiv.
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Projektvorschau Microsoft 365 Einführung mit Hardware- und IT-Rollout

Dienstleistung

Microsoft 365 Einführung mit Hardware- und IT-Rollout

Schrittweise Modernisierung der bestehenden IT: M365 sauber eingeführt, neue Hardware ausgerollt und Berechtigungen strukturiert aufgebaut.

Ausgangslage: Historisch gewachsene IT mit verteilten Daten, uneinheitlichen Rechten und heterogener Hardware.
Case ansehen
Projektvorschau CRM-Automation für Vertrieb

B2B Vertrieb

CRM-Automation für Vertrieb

Vertriebsprozess von „im Kopf“ zu klarer Pipeline mit automatischen Wiedervorlagen.

Ausgangslage: Leads wurden uneinheitlich bearbeitet, Follow-ups gingen unter.
Case ansehen

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Häufige Fragen

Arbeitet ihr auch mit vorhandenem CRM?

Ja. Wir verbessern bestehende Systeme bevorzugt vor einem Neuaufbau – das ist meist günstiger und schneller. Neuaufbau nur, wenn das Alt-System mehr blockiert als hilft.

Welches CRM empfehlt ihr?

Das hängt vom Bedarf ab: HubSpot ist stark im Marketing-Vertriebs-Mix, Pipedrive für reinen B2B-Vertrieb, Zoho günstig für KMU, Dynamics für tiefe M365-Integration. Wir empfehlen, was zur Situation passt – nicht, was Lizenzpartner-Provision bringt.

Könnt ihr E-Mail- und Kalenderprozesse anbinden?

Ja, vollständige Outlook-/M365-Integration ist Standard. Mails landen direkt am Kontakt, Termine sind im CRM sichtbar.

Was bedeutet "automatische Follow-ups" konkret?

Beispiel: Angebot geschickt, kein Status-Update nach 5 Werktagen → automatische Wiedervorlage beim Vertriebler. Oder: Lead aus Webformular → automatisch Bestätigungsmail plus Aufgabe für den passenden Vertriebler.

Wie wird Erfolg messbar?

Mit klaren KPI vor Start (Lead-Reaktionszeit, Angebotsnachfass-Quote, Pipeline-Velocity) und regelmäßiger Auswertung über das Dashboard.

Wie funktioniert die Datenmigration aus dem alten System?

Wir exportieren strukturiert (CSV, API), bereinigen Dubletten und importieren in das neue CRM mit Mapping-Doku. Nichts geht verloren, nichts wird unsauber übernommen.

Brauchen wir Power Automate oder Zapier?

Manchmal ja – immer dann, wenn Tools verbunden werden müssen, die keine native Integration haben. Wir bauen das, ohne Code-Wartung beim Kunden zu hinterlassen.

Schult ihr auch unsere Vertriebler?

Ja. Schulung gehört zur Einführung, sonst nutzen die Anwender das System nicht und das beste Setup verpufft.

Konkrete nächste Schritte statt vager Empfehlungen.

Wenn Sie eine Lösung suchen, die im Alltag wirklich funktioniert, planen wir gemeinsam die Umsetzung mit klaren Verantwortlichkeiten und realistischem Zeitrahmen.

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