Mitarbeiterportal · Regensburg
Ich sehe bei wachsenden KMU immer denselben Punkt: bei 5 Mitarbeitern läuft alles per Zuruf. Bei 15 Mitarbeitern per Zuruf, WhatsApp und E-Mail. Bei 30 Mitarbeitern verliert der Chef den Überblick.
Ein Mitarbeiterportal zentralisiert genau das: Zeiterfassung, Urlaub, Dienstplan, Dokumente, interne Kommunikation — an einem Ort, mit Rollen und Rechten. Der grosse Effekt ist nicht die einzelne Funktion, sondern die Reduktion der ständigen Ping-Pong-Kommunikation.
Für wen ist diese Seite?
Regensburger Betriebe mit 8–100 Mitarbeitern: Handwerk, Pflege, Gastronomie, Reinigungsfirmen, Praxen, Verkehrsdienstleister.
Besonders wirkungsvoll bei Betrieben mit Schichtarbeit, mehreren Standorten oder mobilem Personal (Handwerker, Pflege, Reinigung). Bei rein Bürobetrieben mit fixen Arbeitszeiten geringerer Effekt.
Was ich in Erstgesprächen beobachte
Der häufigste Auslöser: der Chef verbringt zunehmend Zeit mit Verwaltung statt mit Führung. Urlaubsanträge auf Zetteln, Krankmeldungen per WhatsApp, Dienstplan-Änderungen per Anruf, Zeiterfassung händisch nachgetragen.
Der zweite Punkt: bei Personalfluktuation wird das Wissen ("wie war das nochmal mit dem Bereitschaftsdienst?") oft mit dem gehenden Mitarbeiter mitgenommen. Neue Mitarbeiter starten mit Informationslücken.
Und drittens: Zeiterfassung ist seit dem EuGH-Urteil 2022 Pflicht. Wer sie noch nicht sauber umgesetzt hat, hat ein rechtliches Risiko.
Typische Ausgangslage
Diese Beobachtungen kommen aus tatsächlichen Erstgesprächen. Wenn Sie sich hier wiedererkennen, sind Sie nicht allein — und vor allem nicht zu spät.
Wie wir das angehen
Kein Konzept-Wolkenschloss, sondern eine Liste konkreter Bausteine, die planbar zu einem Ergebnis führen. Alles im Festpreis enthalten — keine Nachforderungen.
Aus der Praxis
Das EuGH-Urteil von 2022 verlangt objektive, verlässliche und zugängliche Arbeitszeiterfassung. Was das konkret heisst:
Objektiv: nicht das Vertrauen des Arbeitgebers, sondern messbare Zeiterfassung.
Verlässlich: nachvollziehbar, nicht nachträglich manipulierbar. Änderungen müssen dokumentiert werden.
Zugänglich: der Mitarbeiter kann seine erfassten Zeiten einsehen. Nicht nur der Arbeitgeber.
In unserem System: Mitarbeiter stempelt sich per App (Web oder Smartphone) ein und aus. Zeiten werden strukturiert gespeichert. Änderungen (z. B. Korrekturen) sind mit Grund dokumentiert. Der Mitarbeiter sieht jederzeit seine erfassten Zeiten.
Das erfüllt EuGH-Anforderungen. Das ist keine "nice to have"-Funktion mehr, sondern rechtlich empfohlen.
Excel-Dienstpläne haben ein grundsätzliches Problem: sie zeigen keine Konflikte automatisch. Dass Herr X am Montag Doppelschicht hat, dass Frau Y an dem Feiertag frei haben will, dass die Nachtschicht am Wochenende unterbesetzt ist — das muss der Planer manuell im Kopf halten.
Digitales System zeigt Konflikte in Echtzeit: Rot wenn Doppelschicht, Warnung wenn unter Personalanforderung, Signal wenn Urlaub des Mitarbeiters mit Schicht kollidiert.
Der Planer sieht sofort, wo Anpassungen nötig sind. Statt "erst planen, dann prüfen, dann nachbessern" wird der Prozess einstufig.
Bei Betrieben mit 30+ Mitarbeitern spart das leicht 5-10 Stunden Planungszeit pro Monat. Und die Fehlerrate bei komplexen Plänen sinkt deutlich.
Neue Mitarbeiter brauchen Wochen, bis sie produktiv sind. Ein grosser Teil davon ist Informationssuche: Wie funktioniert der Bereitschaftsdienst? Wo finde ich die Betriebsanweisung? Wer ist der Ansprechpartner für X?
Ein guter Onboarding-Bereich strukturiert diese Fragen: Erste-Woche-Checkliste, alle relevanten Dokumente an einem Ort, Ansprechpartner-Liste, häufige Fragen mit Antworten.
Das reduziert die Einarbeitungsphase typisch um 30-50 %. Bei einem neuen Mitarbeiter mit 4 Wochen Einarbeitung sind das 1-2 Wochen Produktivitäts-Gewinn.
Nebeneffekt: der neue Mitarbeiter fühlt sich strukturiert aufgenommen, nicht "irgendwie eingeplantet". Das reduziert Frühfluktuation.
Aus der Praxis
Ein Pflegedienst aus der Oberpfalz (45 Mitarbeiter, mobile Pflege in einem grossen Landkreis) hatte klassisches Wachstums-Chaos: Dienstplan in Excel, Zeiterfassung händisch, Urlaubsanträge auf Zetteln, Betriebsanweisungen in einem Ordner in der Pflegedienstleitung.
Die Pflegedienstleitung verbrachte täglich 2-3 Stunden mit Verwaltungsarbeit, die nicht ihre Kernkompetenz war.
Umsetzung als Mitarbeiterportal für 32.000 € Festpreis, Live nach 14 Wochen. Module: Dienstplan mit Konflikt-Anzeige, mobile Zeiterfassung mit GPS-Nachweis, Urlaubsantrag mit Genehmigungs-Workflow, Dokumentenbibliothek.
Ergebnis nach 6 Monaten: die Pflegedienstleitung sparte ca. 8-10 Wochenstunden Verwaltungszeit. Die Mitarbeiter berichteten bessere Übersicht über eigene Schichten und Urlaube.
Nach 12 Monaten: Ausbau um Fortbildungs-Verwaltung (welcher Mitarbeiter braucht welche Fortbildung wann). Change Request von 12.000 €.
Fehler, die ich immer wieder sehe
Preisrahmen
Basis-Portal (Login, Rollen, 2-3 Module): 12.000-18.000 €. Erweitertes Portal (mit Dienstplan-Konflikt-Anzeige, Zeiterfassung, mehreren Standorten): 18.000-35.000 €. Vollständiges Portal (mit Onboarding-Bereich, Fortbildungs-Verwaltung, Kommunikationsmodul): 35.000-60.000 €.
Alle Preise sind Festpreise. Was drinsteckt und wo die Grenzen liegen, klären wir im 20-Minuten-Erstgespräch — telefonisch, ohne Verkaufsdruck.
Häufige Fragen
Deutscher Server, verschlüsselte Datenübertragung, Rollen-Konzept sauber umgesetzt. Personaldaten sind vor Kollegen ohne Berechtigung sicher. AV-Vertrag Standard.
Ja, wenn wir es einfach halten. Fokus auf klare Icons, wenige Schritte, mobile-first. In der Praxis Onboarding meist in 15 Minuten pro Mitarbeiter.
Zeiterfassung ist seit EuGH-Urteil Pflicht. Wir setzen sauber um: verschlüsselte Speicherung, Zugriff nur für Vorgesetzte und HR, Löschfristen nach GoBD/Datenschutz.
Ja, wenn die HR-Software eine API hat. Standard-Anbindungen an Datev-Lohn, Sage-Personal, personio sind möglich. Bei proprietären Systemen prüfen wir im Erstgespräch.
Beim Austritt: Zugänge sofort widerrufbar, personenbezogene Daten werden nach gesetzlichen Fristen gelöscht. Historische Daten (z. B. für Nachweise) bleiben zugriffsgeschützt archiviert.
Ja, das ist eine der beliebtesten Funktionen. Tauschanfrage mit Vorschlag → Zustimmung des anderen Mitarbeiters → Freigabe durch Vorgesetzte. Alles dokumentiert.
Digitale Krankmeldung möglich (Foto der Bescheinigung, Datum von-bis). Automatische Benachrichtigung an Dienstplanung. Elektronische Weiterleitung an Krankenkasse abhängig vom Gesetzgeber.
Ja, Standard. Jeder Standort hat eigene Personaldaten, eigene Rechte. Chef sieht alle Standorte, Teamleiter nur ihren.
Ihre Frage nicht dabei? Schreiben Sie uns kurz → — Antwort innerhalb 24 h.
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Startpunkt
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