Excel ersetzen · Regensburg
Excel ist geniale Software für einen einzelnen Nutzer mit klaren Berechnungen. Excel ist die schlechteste Software für einen wachsenden Betrieb mit mehreren Mitarbeitern, kritischen Daten und wiederkehrenden Prozessen.
Ich sehe bei fast jedem Erstgespräch mit KMU 3 bis 8 Excel-Listen, die niemand mehr wirklich versteht, die parallel gepflegt werden und wo regelmässig Daten verloren gehen. Eine Webapp ersetzt diese Listen mit einer sauberen zentralen Datenbank.
Für wen ist diese Seite?
Regensburger Betriebe mit gewachsenen Excel-Prozessen: Kundenlisten, Lagerbestand, Aufträge, Kalkulationen, Zeiterfassung, Personalplanung.
Besonders wirkungsvoll bei Betrieben mit 5+ Mitarbeitern, die auf dieselben Daten zugreifen. Bei Solobetrieben kann Excel weiter sinnvoll bleiben.
Was ich in Erstgesprächen beobachte
Der häufigste Excel-Problembericht: "Ich weiss gar nicht mehr, welche Version aktuell ist". Bei 3–5 Personen, die dieselbe Datei bearbeiten, entstehen unweigerlich mehrere Versionen — oft mit unterschiedlichen Daten, immer mit dem Gefühl, dass irgendwas nicht mehr stimmt.
Der zweite häufige Punkt: Excel-Fehler werden erst spät bemerkt. Eine falsche Formel in einer Berechnungsspalte kann monatelang unentdeckt bleiben, weil niemand die Ergebnisse plausibilisiert. Bei einer datenbankbasierten Webapp wären solche Fehler früh sichtbar.
Und drittens: Excel skaliert schlecht mit Personenwechsel. Wenn die Person geht, die "das Excel-Wissen" hatte, muss der Nachfolger wochenlang die Formeln durcharbeiten. Bei einer Webapp ist die Logik dokumentiert und nachvollziehbar.
Typische Ausgangslage
Diese Beobachtungen kommen aus tatsächlichen Erstgesprächen. Wenn Sie sich hier wiedererkennen, sind Sie nicht allein — und vor allem nicht zu spät.
Wie wir das angehen
Kein Konzept-Wolkenschloss, sondern eine Liste konkreter Bausteine, die planbar zu einem Ergebnis führen. Alles im Festpreis enthalten — keine Nachforderungen.
Aus der Praxis
Schritt 1: Excel-Analyse. Wir schauen uns Ihre wichtigsten Excel-Dateien an. Welche Daten stehen drin, welche Formeln, welche Verknüpfungen zwischen Dateien.
Schritt 2: Datenmodell-Entwurf. Aus den Excel-Daten wird ein sauberes Datenbank-Schema. Kunden, Aufträge, Rechnungen, Mitarbeiter — alles mit klaren Beziehungen.
Schritt 3: Import-Skript. Wir bauen eine Import-Funktion, die Ihre existierenden Excel-Dateien einliest. Bei Datenlücken oder Inkonsistenzen bekommen Sie eine Liste zur Bereinigung.
Schritt 4: Parallelbetrieb. Für 2–4 Wochen laufen Excel und Webapp parallel. Sie sehen, dass die Webapp korrekt läuft, bevor Excel abgestellt wird.
Schritt 5: Umstellung. Ab einem definierten Datum ist die Webapp die einzige Wahrheit. Excel wird archiviert (für Nachschau), aber nicht mehr aktiv gepflegt.
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmässigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Kurz: Regeln, wie Rechnungs- und Buchhaltungsdaten elektronisch verwaltet werden müssen.
Kernanforderungen: Unveränderbarkeit nach Rechnungsstellung, vollständige Historie, revisionssichere Speicherung.
Excel erfüllt diese Anforderungen praktisch nie. Rechnungen können nachträglich geändert werden, die Historie ist mangelhaft, Nachweise sind schwer.
Eine korrekt gebaute Webapp erfüllt GoBD als Standard: Rechnungen sind nach Erstellung nicht mehr änderbar (nur stornierbar), jede Änderung ist dokumentiert, Backups sind revisionssicher gespeichert.
Für Fakturierungsdaten und Buchhaltung ist der Wechsel von Excel oft nicht nur zweckmässig, sondern rechtlich erforderlich.
Frage, die oft kommt: "Wie viel Aufwand ist die Umstellung für uns?"
Kunde-seitig realistisch: 5–10 Stunden für Kunden-Feedback in der Konzeptphase, 3–5 Stunden für Datenbereinigung (Duplikate raussuchen, Inkonsistenzen klären), 2–4 Stunden Team-Schulung.
Insgesamt: 10–20 Stunden über die gesamte Projektlaufzeit (3–6 Monate). Vergleicht sich mit der Zeit, die Sie in dieser Zeit sonst mit Excel-Version-Chaos verbringen würden.
Und danach: die Zeit spart sich mehrfach zurück. Bei einem 10-Personen-Betrieb typisch 15–20 Wochenstunden Zeitersparnis. Das sind über ein Jahr gerechnet 780–1.040 Arbeitsstunden.
Aus der Praxis
Eine Ingenieurgesellschaft aus Regensburg (18 Mitarbeiter) hatte 12 Excel-Listen im aktiven Einsatz: Kundenliste, Projektliste, Auftragsliste, Rechnungsliste, Zeiterfassung, Materialliste, Lieferantenliste — jede seit Jahren gewachsen, jede mit eigenem Format.
Das Kernproblem: Ein Kunde tauchte in 4 verschiedenen Listen auf, mit teils unterschiedlichen Adressen. Bei Rechnungsstellung musste händisch nachgeschaut werden, welche Version aktuell ist.
Migration als MVP mit den 3 wichtigsten Bereichen (Kunden, Projekte, Zeiterfassung) für 22.000 € Festpreis. Umsetzung in 10 Wochen inklusive Excel-Import.
Ergebnis nach 3 Monaten: die Ingenieurgesellschaft berichtete, dass die "wer hat die Datei offen"-Anrufe komplett aufgehört haben. Neue Mitarbeiter fanden sich in 1–2 Tagen im System zurecht statt in 2 Wochen.
Nach 12 Monaten: schrittweiser Ausbau um Auftrags- und Rechnungsverwaltung, Anbindung an Lexoffice. Insgesamt 42.000 € Investition. Zeitersparnis geschätzt 25 Wochenstunden über das gesamte Team.
Fehler, die ich immer wieder sehe
Preisrahmen
Kleiner Excel-Ersatz (1-2 zentrale Listen, 3-5 Nutzer): 12.000-18.000 €. Mittlerer Ersatz (5-8 Listen mit Verknüpfungen, 5-15 Nutzer): 18.000-35.000 €. Grosser Ersatz (10+ Listen mit komplexen Verknüpfungen, Anbindungen, 15+ Nutzer): 35.000-60.000 €.
Alle Preise sind Festpreise. Was drinsteckt und wo die Grenzen liegen, klären wir im 20-Minuten-Erstgespräch — telefonisch, ohne Verkaufsdruck.
Häufige Fragen
Wir übernehmen. Excel-Import ist Standardteil des Projekts. Danach ist Excel raus.
Ja. CSV-, Excel- und PDF-Export sind Standardfunktionen. Wichtig für DATEV, Behörden, Rechnungsprüfer.
Sie haben immer vollen Zugriff auf Ihre Daten. Export in Standard-Formaten (CSV, JSON). Kein Vendor-Lock-in.
Bei einem 10-Personen-Betrieb typisch 12–18 Monate. Bei grösseren Betrieben (25+ Mitarbeiter) 6–12 Monate. Bei sehr kleinen Betrieben (unter 5 Personen) selten unter 3 Jahre.
Wir setzen GoBD-konform um: unveränderbare Rechnungen, vollständige Änderungshistorie, revisionssichere Speicherung. Auch für Buchhaltungs-Anbindungen (DATEV, Lexoffice) sauber.
Ja, empfohlen. MVP mit den 2-3 wichtigsten Bereichen zuerst. Nach 3-6 Monaten Betriebserfahrung schrittweise erweitern.
Werden in Code übersetzt. Der Vorteil: Formeln sind testbar, dokumentiert, änderungsdokumentiert. Weniger fehleranfällig als Excel-Formeln.
Die Webapp ist online-basiert. Bei Offline-Bedarf (Aussendienst, Baustelle) können bestimmte Bereiche PWA-fähig gemacht werden — synchronisieren wenn wieder online.
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