CRM · Regensburg
HubSpot, Salesforce, Pipedrive haben ihre Berechtigung — für Firmen, die ihre Prozesse an die Software anpassen wollen.
Ich sehe bei KMU aber häufiger den umgekehrten Fall: Der Betrieb hat eingespielte Abläufe, die Standard-CRMs entweder nicht abbilden oder nur mit 15 Klicks pro Vorgang. Nach 2 Jahren zahlt der Betrieb 500–2.000 €/Monat für Software, die zu 70 % ungenutzt ist. Ein individuelles CRM ist auf 24–36-Monats-Sicht fast immer günstiger.
Für wen ist diese Seite?
Regensburger KMU im Vertrieb (B2B), die mit Standard-CRM unzufrieden sind — oder die noch mit Excel arbeiten und einen sauberen Sprung machen wollen.
Besonders effektiv bei Betrieben mit 3-25 Vertriebs-Nutzern und klar gewachsenen eigenen Prozessen. Bei sehr grossen Vertriebsorganisationen (100+ Nutzer) sind Standard-CRMs oft besser skalierbar.
Was ich in Erstgesprächen beobachte
Das häufigste Muster: Der Betrieb ist mit HubSpot oder Pipedrive gestartet und war zu Beginn zufrieden. Nach 12-18 Monaten wächst der Frust: die Prozesse haben sich weiterentwickelt, die Standard-CRM-Struktur passt nicht mehr, Workarounds in Excel und E-Mail häufen sich.
Der zweite Punkt: Nutzerlizenzen skalieren linear mit dem Team. Bei 5 Nutzern für 100 €/Monat = 500 €/Monat. Bei 15 Nutzern = 1.500 €/Monat. Über 3 Jahre bei 15 Nutzern: 54.000 €.
Und drittens: viele KMU nutzen 20-30 % der Standard-CRM-Funktionen aktiv. Die restlichen 70-80 % zahlen sie mit, ohne Nutzen zu ziehen.
Typische Ausgangslage
Diese Beobachtungen kommen aus tatsächlichen Erstgesprächen. Wenn Sie sich hier wiedererkennen, sind Sie nicht allein — und vor allem nicht zu spät.
Wie wir das angehen
Kein Konzept-Wolkenschloss, sondern eine Liste konkreter Bausteine, die planbar zu einem Ergebnis führen. Alles im Festpreis enthalten — keine Nachforderungen.
Aus der Praxis
Phase 1: Prozess-Analyse. Wir schauen uns Ihre echten Verkaufsabläufe an. Wie sieht die Pipeline aus? Welche Statuswechsel gibt es? Welche Automatisierungen sind sinnvoll?
Phase 2: Datenmodell. Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben, E-Mails — welche Beziehungen gibt es? Was muss gespeichert werden, was verzichtbar?
Phase 3: MVP-Bau. Kern-Module zuerst: Kontakt-/Firmen-Verwaltung, Pipeline, Aufgaben. Ohne Anbindungen, ohne Automatisierungen.
Phase 4: Alltagstest. Sie nutzen den MVP im Vertrieb. Was fehlt? Was ist zu kompliziert? Was ist überflüssig?
Phase 5: Erweiterung. Anbindungen (E-Mail-Sync, Kalender, Buchhaltung), Automatisierungen (Wiedervorlagen, Eskalationen), erweiterte Berichte.
Nach 4–6 Monaten haben Sie ein CRM, das exakt Ihre Prozesse abbildet — nicht ein Standardsystem, das Sie anpassen mussten.
Standard-CRMs skalieren linear: mehr Nutzer = höhere monatliche Kosten. Das begrenzt organisatorische Entscheidungen.
Praktisches Beispiel: Sie wollen die Buchhaltung mit ins CRM einbeziehen (bessere Übersicht über Kunden). Bei HubSpot bedeutet das 2 zusätzliche Sales-Hub-Lizenzen = 200 €/Monat = 2.400 €/Jahr. Über 5 Jahre: 12.000 €.
Bei einem individuellen CRM ist ein zusätzlicher Nutzer eine Konfigurationsänderung. Keine zusätzlichen Kosten.
Das ändert Ihre Entscheidungen. Sie können den ganzen Vertrieb, die Buchhaltung, die Auftragsabwicklung in einem System zusammenführen, ohne dass die Nutzeranzahl zum Kostenfaktor wird.
Konkretes Rechenbeispiel für einen 8-Personen-Vertriebsteam:
HubSpot Sales Hub Professional: 90-100 € pro Nutzer/Monat = ca. 800 €/Monat = 9.600 €/Jahr = 24.000 € über 30 Monate.
Individuelles CRM: 25.000 € einmaliger Festpreis. Danach nur Hosting (~50 €/Monat).
Nach 30 Monaten: HubSpot 24.000 €, Individuell 25.000 € + 1.500 € Hosting = 26.500 €. Gleichauf.
Nach 60 Monaten: HubSpot 48.000 €, Individuell 25.000 € + 3.000 € Hosting = 28.000 €. Individuell 20.000 € günstiger.
Zusätzlich: Sie besitzen das CRM. Bei HubSpot mieten Sie. Bei Abhandenkommen der HubSpot-Zahlung ist alles weg.
Aus der Praxis
Ein B2B-Dienstleister (12 Vertriebsmitarbeiter) hatte HubSpot Sales Hub Professional im Einsatz — für 1.100 € pro Monat.
Frust: die eigenen Vertriebs-Stufen passten nicht ins HubSpot-Standard-Raster. Deals wurden durch mehrere Ebenen bewegt, die es in HubSpot nicht abbildbar gab. Als Workaround waren mehrere Custom-Fields und Automatisierungen entstanden, die niemand mehr verstand.
Wir haben nach 3 Wochen Analyse ein individuelles CRM gebaut — exakt mit den Pipeline-Stufen, den Deal-Kategorien und den Automatisierungen des Betriebs. 32.000 € Festpreis, Umsetzung in 12 Wochen.
Ergebnis nach 12 Monaten Betrieb: der Vertriebsleiter berichtete "der Prozess läuft zum ersten Mal, wie er soll". Onboarding neuer Mitarbeiter fiel von 3 Wochen auf 3 Tage.
Über 5 Jahre gerechnet: das Team spart ca. 30.000 € gegenüber der HubSpot-Fortsetzung. Zusätzlich: Datenkontrolle ist beim Betrieb, kein US-Cloud-Risiko.
Fehler, die ich immer wieder sehe
Preisrahmen
Kleines CRM (Pipeline, Kontakte, Aufgaben, 5 Nutzer): 12.000-18.000 €. Mittleres CRM (mit E-Mail-Sync, Kalender, Anbindungen, 10-20 Nutzer): 20.000-40.000 €. Grosses CRM (mit Reporting, Vertriebsprozess-Automatisierung, 20+ Nutzer): 40.000-80.000 €.
Alle Preise sind Festpreise. Was drinsteckt und wo die Grenzen liegen, klären wir im 20-Minuten-Erstgespräch — telefonisch, ohne Verkaufsdruck.
Häufige Fragen
Rechnen Sie: HubSpot Sales Hub Professional kostet ca. 90–100 € pro Nutzer und Monat. Bei 5 Nutzern über 3 Jahre = 16.000–18.000 €. Ein individuelles CRM mit exakt Ihren Prozessen liegt oft im gleichen Bereich — mit dem Unterschied, dass Sie es nach 3 Jahren immer noch besitzen.
Bauen wir mit rein. E-Mail-Synchronisation, Kalender, Kontakte, Task-Automatisierung — alles Standard bei uns.
Ja, das ist der Vorteil individueller Software. Neue Felder, neue Module, neue Automatisierungen — Change Requests werden als Festpreis-Angebote abgewickelt.
Standard-Projektteil. HubSpot-Export in CSV, Import in unser System. Kontakte, Firmen, Deals, Aktivitäten — alles wird übernommen.
Individueller CRM-Alltag ist meist einfacher: nur die Felder und Aktionen, die Ihre Prozesse wirklich brauchen. Kein Klicken durch nicht-relevante Menüs.
Möglich, aber meist überschätzt. Ein guter Vertriebsprozess mit klaren Regeln bringt oft mehr als KI-Features. Wenn KI sinnvoll ist, integrieren wir gezielt (z. B. E-Mail-Klassifikation, Zusammenfassungen).
Ja, PWA-Standard. Desktop-optimiert für Bearbeitung, mobile Ansicht für unterwegs.
Optionale Wartungspakete möglich (monatliche Pauschale für Support und kleine Anpassungen). Keine Pflicht. Bei Wartungsvertrag mit SLA: schnellere Reaktionszeiten, geplante Feature-Erweiterungen.
Ihre Frage nicht dabei? Schreiben Sie uns kurz → — Antwort innerhalb 24 h.
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