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Hausverwaltung · Website · Portal

Website für Hausverwaltungen — Eigentümer und Mieter online betreuen.

Ich sehe in Hausverwaltungen immer wieder denselben Zeitfresser: 60 bis 70 Prozent der Anrufe sind Schadensmeldungen, Dokumentenanfragen oder Statusfragen. Alles Sachen, die ein sauberes Portal 24/7 abfängt. Eine reine Website-Präsenz reicht in dieser Branche selten — das eigentliche Werkzeug ist das Portal für Eigentümer und Mieter. Wir bauen beides zusammen.

In den Erstgesprächen mit Hausverwaltern im Landkreis Regensburg höre ich fast immer denselben Satz: "Wenn die Heizungssaison losgeht, klingelt das Telefon nur noch." Der Grund ist selten die Heizung selbst — es sind Rückfragen zu Terminen, Zuständigkeiten, zum Status der Handwerker. Diese Anrufe sind der Kern-Zeitfresser einer Verwaltung. Ein sauber gebautes Portal fängt 40 bis 60 Prozent davon ab, und zwar ohne dass Ihre Eigentümer:innen das Gefühl haben, abgewimmelt zu werden — sie bekommen im Gegenteil mehr Transparenz als vorher.

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Für wen ist diese Seite?

Hausverwaltungen mit 100–5.000 verwalteten Einheiten. WEG-Verwaltungen, Mietverwaltungen, gemischte Verwaltungen. Von der 3-Personen-Verwaltung bis zum grösseren Verwaltungsbüro.

Besonders lohnt sich das für Verwaltungen, die aktuell zwischen 200 und 2.000 Einheiten betreuen und beim Personal an eine harte Grenze stossen: eine weitere WEG oder ein weiterer Mietverwaltungsvertrag bringt Umsatz, aber auch überproportional viel Kommunikation. Genau da bricht das Modell "wir telefonieren das schon" zusammen. Wer eine Personalie in Rente schickt und nicht 1:1 nachbesetzt, spart sich die Stelle nur mit einem Portal.

Was ich in Erstgesprächen beobachte

Muster, die sich wiederholen.

Wenn ich Verwalter frage, wie viele Anrufe pro Woche reine Statusfragen sind, kommt die Antwort meist als Bereich zurück: "Fühlt sich an wie die Hälfte." Die tatsächliche Messung liegt fast immer noch höher.

Eigentümerbeiräte werden inzwischen jünger und erwarten selbstverständlich einen Login-Bereich. Wer als Verwaltung 2026 noch mit PDF-Anhängen an Mailverteiler arbeitet, wird bei Neuwahl im Vergleich zur Konkurrenz spürbar schlechter dastehen.

Schadensmeldungen sind der eine Prozess, der sich sofort rechnet: strukturiertes Formular statt Anruf spart pro Fall 8 bis 15 Minuten Nacharbeit. Bei 30 Meldungen pro Monat sind das rund eine halbe Stelle im Jahr.

Typische Ausgangslage

Kommt Ihnen davon etwas bekannt vor?

Diese Beobachtungen kommen aus tatsächlichen Erstgesprächen. Wenn Sie sich hier wiedererkennen, sind Sie nicht allein — und vor allem nicht zu spät.

  • 60–70 % der Anrufe sind Standardanfragen: Schaden melden, Betriebskostenabrechnung, Protokoll suchen.
  • Eigentümer verlangen Transparenz (Rücklagen, Beschlüsse, Verträge) — aktuell alles per Mail auf Anfrage.
  • Schadensmeldungen kommen unstrukturiert per Anruf, WhatsApp, E-Mail — kein einheitlicher Ablauf.
  • Dokumentenversand per E-Mail ist unsicher und lässt sich schwer nachweisen.
  • Bei Eigentümerwechsel muss die komplette Historie neu aufgesetzt werden.
  • Beiräte fordern Einsicht in Rücklagenkonto — Verwaltung muss jedesmal Excel-Auszüge basteln.

Wie wir das angehen

Was Software Fehlner konkret liefert.

Kein Konzept-Wolkenschloss, sondern eine Liste konkreter Bausteine, die planbar zu einem Ergebnis führen. Alles im Festpreis enthalten — keine Nachforderungen.

  1. 01 Eigentümer- und Mieterportal mit persönlichem Login: Verträge, Abrechnungen, Beschlüsse, Zählerstände.
  2. 02 Schadensmeldung mit strukturiertem Formular: Objekt, Wohnung, Art, Foto, Dringlichkeit.
  3. 03 Dokumentenupload/-download mit vollständigem Audit-Log (wer hat wann was gesehen).
  4. 04 Beschluss-Übersicht mit Suchfunktion nach WEG oder Datum.
  5. 05 Automatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen (Schaden in Bearbeitung, Zahlung eingegangen).
  6. 06 Rollen: Eigentümer, Mieter, Verwalter, Beirat — jeder sieht nur seinen Bereich.

Aus der Praxis

Was wir dabei konkret gelernt haben.

Wie wir das Portal an eine bestehende Verwaltungssoftware ankoppeln

Die meisten Verwaltungen arbeiten mit Karthago, DOMUS, Immoware24 oder etwas Vergleichbarem — und wollen ihre Buchhaltung dort auch behalten. Das Portal ersetzt diese Software nicht, sondern legt sich als Kommunikationsschicht darüber.

In der Praxis lesen wir Salden und Belege per Export in das Portal ein, meist als CSV oder über eine schmale Schnittstelle. Damit sieht der Eigentümer im Portal seinen aktuellen Kontostand, seine Betriebskostenabrechnung und die letzten Protokolle — die eigentlichen Buchungen bleiben in der Verwaltungssoftware. Schadensmeldungen laufen anders herum: sie entstehen im Portal und werden von dort an die Verwaltungssoftware oder direkt an einen Handwerker weitergegeben.

Was der Beirat konkret sehen darf — und was nicht

Der WEG-Beirat hat ein gesetzliches Prüfrecht, aber das gilt nicht für Mieter oder andere WEGs. Deshalb ist die Rollenlogik im Portal die wichtigste Design-Entscheidung.

Wir bauen das so: Eigentümer sehen ihre Eigentumsverwaltung inklusive Rücklagen und Protokolle. Beiratsmitglieder bekommen zusätzlich Zugriff auf das Rücklagenkonto in Echtzeit und auf die Belegübersicht. Mieter sehen nur ihre eigene Wohnung, Zählerstände, Kontaktweg zum Verwalter und Schadensmeldung. Der Verwalter selbst sieht alles, mit Audit-Log über jede Aktion.

Warum WEG-Beschlüsse ein eigenes Modul brauchen

Beschlüsse sind der Punkt, an dem eine Hausverwaltung rechtlich haftet. Werden Beschlüsse nicht korrekt dokumentiert oder falsch umgesetzt, wird es teuer. Ein PDF im Mailanhang ist dafür kein sicherer Prozess.

Im Portal bekommt jeder Beschluss eine eigene Seite mit Datum, Wortlaut, Abstimmungsergebnis, Umsetzungsstand und verknüpften Belegen. Suchbar, exportierbar, revisionssicher. Beim Verwalterwechsel oder bei einer Anfechtung ist das Gold wert.

Beispiel aus einem Erstgespräch

Hausverwaltung im Raum Regensburg, ca. 380 Einheiten

Die Verwaltung kam zu uns mit einem Problem, das nach Personalthema aussah: die Sachbearbeiterin hatte gekündigt, Ersatz nicht in Sicht. Wir haben den ersten Termin damit verbracht, eine Woche lang die Anrufe zu clustern — Ergebnis: 62 Prozent Standardanfragen.

Wir haben ein Portal gebaut, das genau diese 62 Prozent abfängt: Betriebskostenabrechnung digital, Schadensmeldung mit Foto, Beschluss-Suche. Die frei werdende Stelle wurde nicht mehr besetzt — die Ersparnis lag deutlich über den Portalkosten.

Fehler, die ich immer wieder sehe

Das sollte man nicht tun.

  • Portal als "Ergänzung" zu bestehender E-Mail-Kommunikation aufsetzen — dann wechselt niemand hin.
  • Rollen zu grob schneiden, so dass Mieter sehen, was nur Eigentümer sehen sollten.
  • Beschlüsse als PDF-Sammlung ohne Struktur ablegen — dann findet niemand etwas.
  • Keine Erklärung/Onboarding für ältere Eigentümer:innen — Portalnutzung bleibt bei 20 %.
  • DSGVO-Auskunftsprozess vergessen — bei erster Anfrage muss die Verwaltung improvisieren.

Preisrahmen

Hausverwaltungs-Website ab 2.499 € (Business). Vollständiges Eigentümer-/Mieterportal als Webapp ab 12.000 €. Skaliert mit Modulen (Abrechnung-Anzeige, Beschluss-Verwaltung, Zählerstände etc.).

Konkret: reine Website mit Kontaktformular und WEG-Übersicht liegt bei 2.499 €. Portal mit Login, Schadensmeldung, Dokumentenzugriff und Rollenlogik startet bei 12.000 €. Erweiterungen (Beschluss-Modul, Rücklagenkonto-Anzeige, Zählerstand-Erfassung, Handwerker-Anbindung) rechnen wir modular. Amortisation typisch 8-14 Monate über eingesparte Verwaltungsstunden.

Alle Preise sind Festpreise. Was drinsteckt und wo die Grenzen liegen, klären wir im 20-Minuten-Erstgespräch — telefonisch, ohne Verkaufsdruck.

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Häufige Fragen

Antworten auf das, was Kunden wirklich fragen.

01 Wie stark reduziert ein Portal wirklich die Anrufflut?

Erfahrungsgemäss 40–60 % der Standardanfragen. Was bleibt: echte Beratungsgespräche und Ausnahmefälle. Genau die Anrufe, die tatsächlich Ihre Kompetenz brauchen.

02 Was ist mit älteren Eigentümern, die kein Portal nutzen wollen?

Werden weiter telefonisch und per Post bedient. Portal ist Angebot, kein Zwang. Erfahrungsgemäss wechseln 50–70 % binnen 12 Monaten freiwillig, sobald Kollegen im Beirat begeistert davon erzählen.

03 DSGVO — was ist mit Mieterdaten und WEG-Beschlüssen?

Deutscher Server, verschlüsselte Datenübertragung, sicheres Login mit Argon2id und optional 2FA. AV-Vertrag Standard. Audit-Log für DSGVO-Auskunftsanfragen.

04 Können wir das Portal an Karthago / DOMUS / Immoware anbinden?

Ja, meist über CSV-Export oder eine schmale Schnittstelle. Was genau geht, hängt von der Version ab — wir prüfen das im Erstgespräch kostenfrei.

05 Wie sieht die Übergabe an einen neuen Verwalter aus, wenn wir das Portal betreiben?

Portal gehört Ihnen inklusive aller Daten. Übergabe an Nachfolger ist Standard: Vollständiger Datenexport, dokumentierter Zugang, keine Vendor-Lock-in-Situation.

06 Was passiert, wenn ein Eigentümer sein Passwort vergisst?

Standard-Reset per Mail-Link, wie bei jedem Portal. Für ältere Eigentümer:innen zusätzlich Reset durch die Verwaltung mit Ident-Prüfung.

07 Können Handwerker direkt Schadensmeldungen sehen?

Optional, ja. Handwerker-Rolle mit begrenzter Sicht auf zugewiesene Fälle plus Rückmeldemöglichkeit. Reduziert Telefonate zwischen Verwaltung und Handwerker deutlich.

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