Eine der hartnäckigsten Annahmen in der KMU-IT: "Wir nutzen Microsoft 365, also ist alles in der Cloud sicher." Falsch. Microsoft sichert die Infrastruktur (Server-Verfügbarkeit, Standortredundanz), nicht aber Ihre Daten gegen Anwenderfehler, böswillige Löschung oder Ransomware. Das ist sogar im "Shared Responsibility Model" von Microsoft offiziell so dokumentiert.
Was Microsoft tatsächlich für Sie aufbewahrt
- Gelöschte E-Mails: 14 Tage im Papierkorb, danach 14 weitere Tage in "Recoverable Items" (insgesamt 30 Tage Standard).
- Gelöschte OneDrive- und SharePoint-Dateien: 93 Tage im Papierkorb (zwei Stufen).
- Versionshistorie für Office-Dateien: standardmäßig 500 Versionen.
- Mailbox-Wiederherstellung nach Account-Löschung: 30 Tage.
- Service-Ausfälle: Microsoft hat Verfügbarkeitsgarantien (99,9 % SLA), aber kein Recovery-Versprechen für Inhalte.
Was Microsoft NICHT tut
- Langzeit-Restore: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Daten unwiderruflich weg.
- Schutz vor versehentlichem oder absichtlichem Massenlöschen durch Anwender.
- Schutz vor Ransomware, die Cloud-Dateien überschreibt (über synchronisierte Geräte).
- Wiederherstellung einzelner Mails, Dateien oder Versionen aus weiter zurückliegenden Zeiträumen.
- Aufbewahrung von Daten ehemaliger Mitarbeitender, deren Lizenz freigegeben wurde.
Bewährte Backup-Lösungen für M365 (KMU)
- Veeam Backup for Microsoft 365: Marktführer, sehr ausgereift, lizenzbasiert pro Mailbox.
- AvePoint Cloud Backup: Cloud-basierte Lösung mit Self-Service-Restore.
- Synology Active Backup for Microsoft 365: Hardware-basiert, einmalig zu kaufen, läuft auf NAS.
- Acronis Cyber Protect: Kombiniert Backup mit Anti-Malware.
- Datto SaaS Protection: Beliebt bei IT-Dienstleistern für Mehr-Mandanten-Setups.
Worauf bei der Wahl achten
- Was wird gesichert? Mindestens: Mailbox, Kalender, Kontakte, OneDrive, SharePoint, Teams. Optional: Stream, Yammer, Planner.
- Wie häufig: tägliches Backup ist Mindestmaß, mehrfach täglich besser.
- Wo werden Backups gespeichert: in Deutschland/EU für DSGVO-Compliance, idealerweise auf separater Infrastruktur.
- Wie funktioniert der Restore: einzelne Mails/Dateien wiederherstellbar oder nur komplette Mailbox?
- Aufbewahrungsdauer: konfigurierbar nach Compliance-Anforderungen?
- Lizenzmodell: pro User pro Monat, einmalig pro Lizenz, oder verbrauchsbasiert?
Rollout-Reihenfolge in der Praxis
- Backup-Lösung evaluieren und Lizenzen bestellen.
- Verbindung zum M365-Tenant einrichten (oft via App-Registrierung).
- Erste Vollsicherung – kann je nach Datenmenge mehrere Tage dauern.
- Inkrementelle Backups planen (z. B. 4× täglich).
- Restore-Test mit echter Datei oder Mail durchführen – nicht erst im Notfall.
- Aufbewahrungsrichtlinie und Verantwortlichkeiten dokumentieren.